Checklista för effektivare möten

Syfte: Att skapa bästa de förutsättningarna för ett bra möte. Oavsett syfte och uppläggning, är planering och förberedelser A och O.
Varje deltagare ska veta varför han eller hon är kallad och få adekvat underlag innan.  
Gå igenom frågorna, och förbered det som behöver göras före mötet. Avsätt minst lika mycket tid för förberedelser som för själva mötet.

1. Varför ett möte?
Tänk igenom vilket syfte du har med mötet (eller blandning av syften).
Är skälet till mötet att:

  • ge information i viktiga frågor
  • planera en åtgärd eller ett projekt
  • följa upp och utvärdera
  • fördela arbetsuppgifter och lösa en uppgift
  • fatta beslut i specifika frågor
  • lösa problem och kläcka nya idéer
  • utbyta erfarenheter, lära av varandra
  • stärka gemenskapen och känslan för uppgiften

Det är viktigt för resultatet att du använder en mötesdesign som är anpassad efter mötets syfte.

Är ett möte det bästa sättet?  Mycket tid slösas bort på onödiga möten. Kanske visst arbete kan göras elektroniskt och ni möts personligen bara när det är befogat.

2. Vilka resultat vill du ha ut av mötet? Precisera syftet, enligt ovan. Bestäm dig också för hur du vill att mötesdeltagarna ska känna sig både före och efter mötet. Hur vill du själv känna dig efter mötet?

3. Vilka ska närvara? Gruppens sammansättning?
När du beslutar om vilka du vill ska delta, gör du ett avgörande val, som direkt påverkar innehåll och resultat. Det är klokt att inkludera, snarare än exkludera när det handlar om kreativ problemlösning eller strategiska beslut. Ta med de som är berörda, de som har formell beslutsmakt, de som kan tillföra ny kunskap och de som kan tänkas sätta käppar i hjulet på gästlistan.

4. Storleken på mötet; antal deltagare? 
Fler än 10-12 deltagare är otympligt om du önskar delaktighet. Om ni är en större grupp, variera mellan hela gruppen och smågrupper: bikupor, eller grupper om tre till fem personer. Med variation bryter du invanda mönster och skapar engagemang.

5. Vilken slags engagemang och delaktighet vill du ha?
Det beror på vilket slags möte det handlar om och hur du ser på dina mötesdeltagare och den roll de kan spela. Om du önskar större engagemang, och delaktighet i din arbetsgrupp, gör en Mötesanalys i gruppen. Se ”Testa dina möten”.

Att komma överens om vilka spelregler som ska gälla mellan deltagarna, är ett effektivt sätt att skapa delaktighet och medansvar.

6. Hur vill du fördela roller och ansvarbland deltagarna?
En grundläggande fråga som handlar om värderingar; om makt och människosyn i organisationen och hos varje individ.

Om det är mötesledaren som ska ta allt ansvar eller om du anser att mötets framgång är gruppens gemensamma ansvar, kommunicera det på mötet och anpassa mötesformerna.

Ett sätt att fördela ansvar är att rotera olika roller på mötet: mötesledare, skrivare, tidhållare och observatör.

7. Hur mycket tid behöver avsättas?
Pressa inte in för många ärenden. Kom ihåg att avsätta tid för eventuella presentationer, sammanfattning av beslut, rundor, pauser, utvärdering o s v. Inledningsvis kan gruppen komma överens om hur mycket tid man vill avsätta till olika ärenden.

8. Vilken slags dagordning? Utskick?
Vilken slags dagordning vill du göra? En färdig dagordning på traditionellt sätt, eller en som skapas av deltagarna i början av mötet, eller en kombination av dessa? Mått på en BRA dagordning är:
1. Den uppfyller mötets syfte 2. Ärendena är relevanta för deltagarna.

Färdig dagordning eller förslag till punkter på gemensam dagordning bör skickas ut senast en vecka innan mötet och åtföljas av information som deltagarna behöver ha läst innan mötet.

9. Ska ni fatta beslut?
Vilken är den bästa metoden för aktuella beslut? Autokrati (en person bestämmer)? Majoritetsbeslut? Konsensus?  ”Olika beslutsmodeller” ger dig vägledning.

10. Ingår presentationer, deltar speciellt inbjudna?
Gör presentationerna intressanta och levande! Låt gäster, såväl som deltagare presentera sig. Var tydlig i vilka förväntningar du har på inbjudna gäster och ge dem tillräckligt med förberedelsetid.

11. Vill du utse en särskild mötesledare, en ”facilitator”?
Det underlättar för ordförande/chefen att låta någon annan hålla i själva mötesprocessen. Inledningsvis kanske en extern person introducerar nya mötesformer. Utbilda gärna någon eller några ur gruppen att leda möten. Chefen/ordföranden avlastas, utan att hans eller hennes inflytande påverkas. En chef kan tvärtom helhjärtat ägna sig åt sakfrågorna. En ”facilitator” är neutral i förhållande till innehåll och personliga relationer.

12. Värdskap. Tänk igenom hur alla deltagare bäst fås att känna sig välkomna, viktiga och värdefulla för mötets framgång.

13. Var ska ni mötas? Lokalarrangemang? Utrustning?

14. Vilka verktyg/metoder ska/kan användas för diskussion, planering,
idéinhämtning, problemlösning, beslutsfattande, utvärdering? Det finns mycket att välja på och det finns inte ett rätt sätt, utan man får pröva sig fram till vad som fungerar bäst.

15. Vilken slags dokumentation behövs?
Formellt beslutsprotokoll, minnesanteckningar? Pröva att göra anteck-ningarna läsliga direkt och kopiera till deltagarna innan de lämnar mötet.

16. Uppföljning.
Inled mötet med att gå igenom förra mötets anteckningar.
Vilka beslut är på gång eller har genomförts?  Om inget händer, hör efter vad som hindrar genomförandet (utan att anklaga den ansvarige) och om han/hon behöver stöd av något slag eller om beslutet behöver omformuleras.

LYCKA TILL!

Agneta Falk, möteskonsult/processledare